会议记录、会议纪要的异同及写法详解

会议记录、会议纪要的异同及写法详解

 

区别和联系

会议记录和会议纪要

会议记录是会议情况的记录，是原始材料，要求原原本本地记录原文原意。会议记录不是正式公文，一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档。

会议纪要是正式的公文文种，有选择性、提要性，在会议结束后在会议纪录的基础上加工整理而成，要经过审批作为正式文件印发，通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

需要归档吗？

会议记录和会议纪要   

国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确规定召开会议形成的文件材料属于归档范围，其中重要会议形成的主要文件材料属于永久保管，召开会议形成的一般性文件材料属于定期保管。

召开会议是机关单位处理日常事务的重要手段，会议记录是会议的重要组成部分，需要原原本本的记录，真实的把会议过程通过文字记录下来。

1.作为机关单位一般哪些会议记录需要归档？

党组（或实行党委制的党委）会议、行政办公会、工作会议、专题会议等会议的会议记录和会议纪要需要作为永久档案保管。

2.联合会议、联合行文形成的会议记录、会议纪要怎么归档？

机关单位联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

怎么整理

会议记录和会议纪要   

《归档文件整理规则》（ DA/T 22—2015）“件的构成”中规定，“会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件”。在整理的过程中，为了深化检索，更好的便于档案保管和利用，还是推荐将会议纪要、会议记录按照一次会议做为一件档案进行对待。

档案整理过程中，不建议对会议记录和会议纪要单独整理，而应将其纳入文书档案范畴统一整理。针对会议记录和会议纪要部分，整理过程如下:

1.分别集中排列会议记录和会议纪要；2.按时间先后对会议记录和会议纪要进行排序；3.按照确定好的档案整理方案，将会议记录和会议纪要排列到文书档案相应位置，每个年度尽量保持一致；4.编制页码，正面右上角，反面左上角；5.加盖归档章，每一件盖一个档号章，并填写档号组成项；6.将档案信息著录目录数据库；7.对档案页进行数字化扫描；8.装订，页数少推荐使用直角装订，页数多推荐使用三孔一线；会议记录本去除金属物、塑胶封面后，内部纸张为线装，且已经装订牢固的，尽量保持原状，不重新装订；9.装盒，按照文书档案的排列顺序装入无酸纸档案盒；10.入库，放入档案库房。

为了便于档案的保管和利用，在记录会议记录时，请注意以下事项：

 1.不要跨年度，同一个会议记录本不要跨两个或两个以上年度进行记录会议；

 2.不要跨页，同一档案页，不要记录两个日期的会议内容；

    3.会议记录的文本格式需要保持一致，必填项不可缺少；

    4.如不是采用会议记录本，采用其他纸张的，尽量做到统一载体规格，统一文本格式。

会议记录的格式要求

1.准确写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。

2.详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。

记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音机的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。

4.记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。

会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。

会议纪要的内容结构

1.标题

（1）“会议名称＋纪要”，如《×××工作会议纪要》等。（2）“正标题＋副标题”，正标题提出问题或揭示会议主旨，副标题多为“会议名称＋纪要”。（3）“发文机关名称＋议题＋纪要”，如《×××关于×××工作会议纪要》。

2.正文

（1）开头：主要用于概述会议的基本情况，包括会议名称、时间、地点、主持人、参加人、会议议程和主要成果等，文字一般比较简练。常见的写法有两种：一是列项式，即将会议名称、时间、地点等要素依次列出，各占一行，使人一目了然。这种写法多用于办公会议纪要。二是概述式，即将会议的基本要素用一段文字作简要叙述，使人看后对会议情况和基本精神有个大致了解。（2）主体：一般包括会议研究的问题、讨论的意见、作出的决定和提出的措施办法等。①条款法，就是把会议议定的事项用条款方式加以简要说明，分别冠以一二三四的标号，一条写一个事项。这样表述简明扼要，适用于部署工作的会议或办公会议，也适用于工作协调会等。②综述法，就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分集中谈一个方面的问题，较复杂的工作会议或经验交流的会议纪要多采用这种写法。③归类法，有些工作会议涉及内容较广，讨论的问题较多，这就要求按讨论问题的性质或议定事项的不同分类进行整理，分别列出序号、标题来叙述，每个标题下面视内容多少，或分段或分条来写。④摘记法，就是按会议发言顺序记录每个人的发言要点，根据各人提出问题的不同角度，整理成几个问题，并署上发言人姓名、职务，有时还要加上小标题。（3）结尾：有的向有关单位和人员提出为实现会议目标和任务而奋斗的号召或希望；有的就会议议定的有关问题，向上级有关部门提出意见建议；有的向有关单位和人员提出贯彻落实的具体要求；有的则对会议意义和收获进行评价等。

3.文尾

    主要包括印发机关、成文日期、发送单位等内容。