撰写汇报稿应把握和注意的几个问题｜ 职场老秘的宝贵经验

写汇报稿的同志，都想使稿子得到好评、受到青睐。那么，什么样的汇报稿才算好呢?芽这个问题，不好笼统回答，因为文无定法。看一个汇报稿写得好不好，应从多个角度透视，用多种因素去衡量。一份好的汇报稿，至少应把握以下几个方面的问题。

一是定位准确，对味下笔 

高明的医生总是对症下药，合格的厨师善于因人用料。同样道理，写汇报稿，也有个对味不对味的问题。这里说的定位准确，主要包括两层意思。一层是角色定位要准确，弄清由谁汇报，向谁汇报。这一点至关重要。同一个问题，主讲人的身份不同，汇报稿的具体要求也不一样。大家知道，因工作岗位、个人经历不一样，每个首长都有自己独特的领导艺术，在思维方法、工作特点和语言风格上差异性很大。可以说，一个领导一个特点、一种口味。给领导写汇报稿，就是按领导的特点和风格，把领导想讲的话用笔写出来，使领导在发言时节省时间，抓住重点，有条不紊地讲清问题。因此，起草过程中，既要贯彻主讲人的意图，又要体现其个性风格，这样成功率才能高。同时，还要搞清向谁汇报，这也非常关键。知道向谁汇报，便于定下汇报的大致基调。通常情况下，向直接上级汇报应尽量具体，向高级领导机关汇报应相对概括；向主管汇报，应多讲全局上的问题，向副职或部门领导汇报，应对其分管的工作有所倾斜；向机关汇报，则应多讲些闪光的思想、鲜活的事例等等。另一层是主题定位准确，弄清讲什么、从什么角度讲。领导机关听汇报，目的性非常强。准备汇报稿，应围绕上级的需要，正确回答问题。动笔之前，要通过认真领悟上级的预先通知、及时找上级工作组成员询问、跟踪友邻单位打探等途径，把上级领导机关想听点什么搞清楚，以便选定汇报主题。主题定下后，只是确定了汇报的大方向，角度汇报也不可忽视。比如，汇报我军根本职能教育，你是侧重汇报教育的具体做法，还是重点汇报搞好教育需要着力解决的问题，这两个角度，写起来是不完全一样的。对汇报角度，如果事先没有要求的话，那就要看是向哪一个层次的领导汇报，是在什么场合讲给谁听，由此来具体选定。如果不把上级要求弄清楚，单凭主观愿望去写，很可能会出现上级想听的没写到，不想听的笔墨用了不少，结果只能劳而无功。 

二是重点突出，详略得当 

这是写材料的共性要求。我觉得，在写汇报稿中体现这一要求，应做到：汇报所讲的思想要紧紧围绕主题展开，所涉及的内容要紧紧围绕主题确定，所用到的事例要紧紧围绕主题叙述，凡是与主题无关或者关系不大的东西，尽量不用或者少用。操作过程中，通常应这样把握：一般性的工作用笔可以粗略点，对重点工作、中心任务和大的活动，应当写得详细具体一些；听汇报者基本掌握了的情况用笔可以粗略点，对听汇报者不大了解的问题应当写得详细具体一些；相对较老的情况用笔可以粗略点，对上级关注的新问题应当写得详细具体一些；共性的面上的东西用笔可以粗略点，对具有本单位个性的特色工作应当写得详细具体一些。如：９９年４月，军区工作组到旅调查研究，旅领导在汇报改进领导作风时，没有面面俱到地讲，而是紧紧围绕师改旅后领导机关职能变化的新特点，重点讲了实行“一线工作法”的六个环节：把树立第一责任意识作为实行“一线工作法”的思想基础；把蹲点代职作为实行“一线工作法”主要形式；把问题一个一个解决在连队作为实行“一线工作法”的基本要求；把上门服务作为实行“一线工作法”的直接体现；把建立必要制度作为实行“一线工作法”经常化的重要措施；把强化素质作为提高实行“一线工作法”质量的重要保证。由于突出了本单位的个性特点，给工作组打下了比较深的烙印。 

三是注重分析，思想性强　　

思想观点是文字材料的灵魂。有人讲，一份好的材料，好素材、好思想、好语言，三者必居其二，但可以相对弱一点的决不是思想观点。写汇报稿同样如此。衡量一个汇报稿质量高不高、有没有价值，很重要的是看其思想观点是否正确、鲜明和深刻。汇报稿的思想性主要体现在两个方面：一方面，政治上不能出错。即材料阐述的思想观点不能与党的路线方针政策、国家的法律法规和上级的命令指示相悖。另一方面，能够给人以启发，使人听了豁然开朗。不少同志写汇报稿也常犯不注重分析、缺乏思想性的毛病，表现为：综合情况多，深入探讨少；空泛议论多，具体分析少；罗列现象多，揭示规律少。这是个大毛病，是导致汇报不成功的根本因素。汇报稿的思想性，体现在材料、事例和阐述的道理之中。同样一个问题，分析得好不好，其思想的深刻程度大不一样。小平同志南巡谈话之前，“左”的思想在一些领域、有的地方比较突出，当时有篇文章对“左”的思想表现作了这样的论述：“左”的东西对我们的束缚是非常严重的。你多宣传一点改革开放，他就会说“这会破坏来之不易的大好形势”，但是他没有想一想大好形势是怎么来的?芽你多引进一点外资，他就说“多一个外资企业，就多一份资本主义，威胁我们国家的性质。”你划点地方承包给外商去开发，他就说你“出卖主权，丧权辱国。”你多发展一点乡镇企业，他就说“乡镇企业是不正之风的风源，会腐蚀我们的党，腐蚀我们的干部”等等。这段话文字不长，但分析得很精辟，把“左”的表现、实质说得清清楚楚。写汇报稿过程中，怎样才能分析好?芽关键应把握三条：一要突出事物的个性，把特点剖析透；二要从具体入手，不能大而化之、太抽象；三要抓住本质，写深层次的东西，防止表象化。 

四是评价客观，情况准确　　

汇报是向上反映情况、提供信息的，它直接为上级领导机关决策服务。如果情况失真，或出现偏差，就可能在全局上造成不良后果。写汇报稿的同志，一定要求真务实，凡写入汇报稿的内容都应真实准确，特别是涉及到数字、比例、评价之类的内容，更要准确无误。这就要求做到，一要求实，二要辩证。求实，就是说实话、报实情，一是一、二是二。反映的情况应当是真实的，而不是虚假的；列摆的现象，必须是客观存在的，决不能是个人虚构的；谈成绩、讲问题，务求恰如其分，对成绩不能随意拔高、扩大，对问题不能有意回避、掩饰，确保情况和信息真实可*。那种不深入调查研究，不作定性定量科学分析，凭主观想象写汇报的做法是非常错误、十分有害的。辩证，就是坚持两点论、两分法，切忌两个极端。讲成绩、摆问题、谈情况、查原因、拿对策，都要讲两面理，不搞绝对化。讲单位状况，既要报喜，又要报忧；分析形势，既要讲成绩，又要讲问题；谈一项工作，既要总结成功的经验，又要讲清失败的教训；陈述对某一问题的看法，既要反映正面的相同意见，又要说明反面的不同意见，使每一个问题、每一项工作都经得起实践和历史的检验。汇报工作中出现失真的问题，一种情况是有意的，这是个思想问题，另当别论。另一种情况是调查研究不够，掌握情况不准，只能在那里闭门造车。这样做势必造成汇报情况出偏差。通常情况下，领导头脑里装的都是些全局性的问题，对某个局部、某个环节、某个具体问题，不一定都掌握得那么详细，这就需要机关干部来弥补。作为首长外脑的机关干部，掌握情况一定要具体、详细，做到对每项工作的历史、现状和发展趋势，对每件事情发生的时间、地点、经过、涉及的人员、结果等都要了解的明明白白，一清二楚。不然的话，写汇报稿涉及到具体问题时就会抓瞎。 

五是寓理于事，言之有物　　

有些汇报，之所以引不起共鸣，激不起兴奋点，不能打动人、感染人，原因是多方面的，其中很重要的一条就是言之无物，华而不实。汇报稿的最大特点，就在于注重用事实说话，寓理于事，以事明理，事理结合，以事为主。这样，讲起来才能有血有肉，听起来才能有滋有味。一篇好的汇报稿，需要有很强的思想性，没有这一条，肯定不是个高质量稿子。对这个问题，现在机关有些同志认识上有些片面，处理起来有点简单化。好像一讲有思想、有高度，就得把话说得大一些，造成通篇汇报稿都是空话、套话、官话。还有的为了显得有思想，刻意凑一些四六句，什么强化“四种意识”、增强“五性”、提高“六个能力”等等，词语堆砌一大串，里面却没有多少实家伙，让人听了不得要领。用事实说话，一方面，要注重作必要的量化分析。领导机关听情况，首要的是考虑对面上有没有普遍指导意义。汇报者，对所讲的问题作量的分析和比较，可以让上级领导机关看出你所讲的是个别现象、还是倾向性问题，是局部情况、还是全局性问题，以便确定取舍，区别对待。因此，写汇报稿时，可以量化的一定要量化，该用的比例一定要用，能用数字说明的问题，要把有关数字写清楚。数字虽然枯燥，但有些地方、有的时候，在说明问题上，有文字不可替代的作用。另一方面，要善于用典型事例说明问题。很多资深的机关干部都有一条共同的感受：材料要写得充实丰满、事理交融，就得重视运用典型事例。汇报稿，是面对面讲给上级领导机关听的，更要多讲具体事例。不然的话，就会显得干干巴巴，难以给人留下印象、打下烙印。运用事例，一要选择有典型性的，二要运用能够准确说明观点的。对所运用的事例，是概括写还是展开写，应当根据需要确定。注重用事实说话这方面，老一辈无产阶级革命家给我们树立了很好的榜样。陈云同志曾写过一篇《按中央规定留足自留地》的调查报告，全文共一千多字，通篇都是用事实阐明道理。其中，讲增加自留地的好处是这样写的，①可以补充口粮；②便于养猪积肥；③可以种些蔬菜、满足农民的需要；④农民可以赚些零用钱；⑤可以恢复和发展菜园。摆了这些事实，增加自留地的好处不言自明。　　

六是讲究分寸，把握好度　　

美国著名战将巴顿有一个很大的弱点就是讲话随便，因此吃了大苦头。１９４５年５月，巴顿在美国一个群众集会上发表演讲，快结束时，一个别有用心的记者采访他：“将军，您认为美国人加入民主党或共和党和德国人加入纳粹党有什么不同?芽”巴顿以为指的是办理入党手续，就随口应答：“没什么不同?选”谁也没有料到，这位记者第二天就在报上发表文章，题目竟是“巴顿声称，共和党、民主党与纳粹党没什么不同”。这一新闻很快传遍了整个美国和欧洲，引起了反法西斯人民的愤怒和美国政界的恐慌，在艾森豪威尔的要求下，巴顿不得不离开心爱的指挥岗位，后来，逐渐被美国政府疏远，直到完全脱离军队。可见，把握分寸是何等的重要。任何事物都有个度。写汇报稿，如果把握不好分寸，是很煞风景的。那么，写汇报稿，应在哪些方面把握分寸，怎样把握?芽我认为至少应在４个方面把握好分寸。第一，把握思想分寸要准确。领导汇报工作大都代表一个单位、一级组织，有着很强的导向性，汇报中涉及的任何观点、任何思想，都要与上级指示精神保持一致，绝对不能不讲政治，很随便地提一些思想和口号。尤其是对思想领域有争议的敏感问题，应尽量避开，即使是非讲不可，在提法上也要慎之又慎，防止出现偏差。第二，把握内容分寸要科学。对哪些该汇报，哪些不该汇报；哪些可以展开详细讲，哪些只能点到为止；对所讲的问题应当说到什么程度，都要很有数。实践证明，一些不成功的汇报，大都在内容设置上不够科学，没有把握好哪些该讲哪些不该讲的分寸。第三，把握语言分寸要贴切。写汇报稿，在文字表述上应简明、直接、准确，夸张、比喻、比拟、形容等修辞方法通常不宜使用。在用词上，要讲究通俗、朴实。用词太专业、过于规范化，不但讲起来不上口，还会给人造成卖弄的感觉。经验说明，写汇报稿，应尽量口语化，多用群众语言，这样汇报起来显得自然、流畅。在用语上，还要注意防止极端化，特别是在评价人、评价事、评价工作时，像“很”、“太”、“非常”、“好极了”、“糟透了”等副词，一般不要用，防止用过激言词、讲过头话。第四，把握时间分寸要适中。汇报时间，虽然由汇报者把握，但与汇报稿的长短有直接关系。有的同志认为，汇报稿短了没有份量，这是一种误解。其实，汇报的好不好，不是以汇报的长短来评判，而是要*内容取胜。内容好，写得短也有份量。相反，越长越不受欢迎。在时间把握上，如果听汇报人有具体的要求，要严格按照规定的时间规范汇报内容。若没有具体要求，也要根据上级领导机关在本单位总的活动时间来把握好汇报的时间；当几个人共同向上级汇报时，作为主汇报人要留出一定时间，让其他同志予以补充；还要注意留出让上级首长作指示的时间。总之，写汇报稿的同志，在计算汇报时间时，要留有余地，不要太满。不然的话，也会影响汇报效果。 

在把握好上述问题的同时，以下几种“常见病”，在写作中应注意防止和克服，一是没有主线串引，内容散。表现为汇报的主题不突出，事无巨细，平均用力，汇报的内容都是工作过程与事例的堆积，主题不鲜明，主线不清晰；二是没有把握好主题，角度偏。汇报人偏离了汇报的主题，本来是了解一个方面的工作，却汇报了很多方面的情况。过多过细地写了与主题无关或关系不大的内容，该写的没写到，不该写的却展开了；三是没有归纳梳理，事例乱。想到哪里写到哪里，往往这个问题没讲完，又讲到了另一个问题上，使听汇报的人“丈二和尚摸不着头脑”；四是没有具体分析，讲得空。就道理讲道理，缺乏具体事例、具体数据、具体分析，原则来原则去，满篇大话、空话；五是没有提炼升华，思想浅。就事论事，缺乏思想性，没有从工作中总结和提炼带规律性的东西和给人以启迪的经验；六是没有个性特点，问题平。讲的都是共性问题，说的都是大路边上的话，本单位、本部门有特色的东西反映不出来；七是没有求实态度，情况假。不是实事求是地反映情况、客观公正地评价工作，而是有意拔高、掺水分，把点上的经验说成面上的成果，把个别人的成绩说成单位的普遍水平，甚至把想到的说成做到的等等，非常不严肃。上述问题，写汇报稿过程中应努力防止和克服。