公文写作中常见问题解析

文写作是要求一名机关工作人员具备的基本素质，应该说我们每天都在和它打交道，工作总结、计划，活动通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话等。公文是办理公务的重要工具之一，是具有法定效用与规范格式的文件材料。写作要求极具规范性，国家也专门出台了《国家机关公文处理办法》，对公文种类、格式、行文规则、发文办理、收文办理、归档、管理等方面都做了全面的规范要求。我单位也进行过相关的培训，但在实际工作中，我感觉还是有许多拿捏不准的地方，近几天，我上网查找了相关资料，现将学习心得和各位作以交流。今天，我将和大家交流四个方面的问题，一是公文中的称谓；二是公文中的简称使用；三是公文中数字的用法；四是常用词语辨析。

一、公文中的称谓

正确使用称谓语是交际深入进行的重要环节，惟有名正，才能言顺。在公文写作中，由于受语言简约性要求的制约，行文中的称谓语常常隐匿于抬头和落款之中，使全篇的语句成为无主句。且不足以表现双方的微妙关系，因此，在强调发文的主体、发文的受体，或语意转折时，称谓语就被凸现出来。这时，表述者就要斟酌选择称谓用语，使行文得体。

受不同行文的语体规范及称谓语的语用效果制约，公文行文中的称谓语运用有极强的习惯性。习惯性就是规律性。

1、下行文的称谓习惯。

下行文自称一般用发文机关名称，显其庄严肃穆，而不用带第一人称代词的称谓，如我（们）我（本）市等。一般来说，用第一人称表述，表述者臵身事内，显得真实、亲切、富有人情味；用第三人称表述，表述者臵身事外，显得客观、冷穆。用本机关名称作自称，形成第三人称表述，切合下行文或庄重严肃，或严谨缜密，或威严果断的语体规。

下行文对称一般用你（们）你县等，而不用受文机关名称，有叮咛嘱咐、严而可亲之感。

2、上行文的称谓习惯。上行文自称一般用带第一人称

代词的称谓，如我（们）我（本）市等，而不用发文机关名称，有真实、恳切之感；对称用上级、领导或受文机关名称，而不用你（们）你部你省等，有尊重、避讳之意。上行文的自称和对称与下行文正好来了个换位，这与第一人称、第三人称不同的表意功能有关。任何一个上级机关都希望下级机关为自己提供真实、准确的情况，因此，上行文在向上级机关汇报工作、反映情况、请示事项时，自称宜用我（们）我省我市我部我局等带我字的称谓，形成第一人称表述，以示真实、准确。若用本机关名称作自称，变成第三人称表述，则有臵身事外，事不关己之感，且语气生硬。对称用上级、领导或受文机关名称，有尊重、避讳之意；若用你（们）你部你省你市你县等，则有吩咐、指点、督促之

3、平行文的称谓习惯。平行文自称一般用我（们）我市等，对称用你（们）你部你市等，显得亲切平易，不打官腔。平行文的语体规范是亲切平易，相互尊重。以商洽的口气说话，不能因有求于人而屈膝卑躬，曲意奉承，也不能因人有求于我而趾高气扬。

4、领导的职务称谓。在公文中介绍领导的时候会经常出现，该怎么介绍呢咱们拿介绍刘主席为例。现在我有两种介绍方法，大家分别听一下。副主席刘毅和刘毅副主席。大家同意前一个的请举手，同意后一个的举手。一个是职务在前、姓名在后，一个是姓名在前、职务在后。两者在表达效果上有些区别：前者是客观性表述，后者则含有敬意（敬称）。公文一般采用前一种方式，即客观性表述；当然，如果介绍上级领导，也可使用敬称。

介绍离职领导经常用到原字，原的位臵也有讲究。例如，原科协副主席李恒宝和科协原副主席李恒宝，前者表示科协已不存在，当然李恒宝也不是副主席了；后者表示虽然副主席换了，但科协仍然存在。所以大家一定要甄别使用。与此类似的还有前字，如前苏联。但是前只用于国家、政党及其政要等，我们的级别不够，只能用原而不能用前。

采用客观性表述时，很多人习惯在职务和姓名之后加上同志二字，如副主席刘毅同志。其实，这是口语的习惯说法，书面语中这个同志是多余的。

公文使用同志一词还需注意两点。①这个词有特指和泛指两种含义。干部任免文件中，如果是党委任免干部，被任免人姓名之后要加同志二字，这里的同志特指党内干部，是党内互称同志的体现；如果是行政任免，一般不加同志，因为行政干部不一定都是党员。以上是特指的例子；而领导讲话或工作报告里的同志们则是泛指。②主送本系统、本单位的公文，对于众所熟知的领导，可以仅用同志称谓而不必冠以职衔。例如印发省科协党组书记、副主席康捷在某次会议上的讲话，标题可拟为《关于印发康捷同志在××会议上的讲话的通知》。这样既节约用字，又淡化官位意识。

二、公文中的简称使用

简称又称缩略语，它是事物的名称或固定词组简化了的称谓。简称不单纯是全称在数量上的减少，而是全称的科学概括和浓缩。使用简称以后，丝毫不影响全称的特定含义。在公文写作中，为使语言表达简洁凝练，富于概括性和表现力，往往要使用简称。特别是那些内容复杂、篇幅较长的公文，诸如会议纪要、工作报告、工作总结、综合性简报等，更是如此。

（一）单位名称

公文中要经常涉及机关单位名称的表述问题，不仅版头部分用，发文字号中用，公文标题、落款（发文机关署名）以及印章中也要用。至于正文部分的写作，使用得就更多。但在表述时究竟是用其全称还是规范化简称，并无硬性规定，一般情况下二者是通用的。但有时需要根据具体情况作适当处理。主要有以下几点：

1、视行文关系而定。下行文的版式中，发文机关名称既可用全称，也可用简称，但上行文版式中的发文机关名称一般只能使用全称。以党委名义所发的文件，如系采用《中共××文件》形式的版头，例如《中共中央文件》其发文机

关名称可以使用简称。但如系采用《中国共产党××委员会（）》形式的版头，其发文机关名称则需用全称，以示郑重。

2、视文字繁简而定。例如公文版头、标题、发文机关署名（落款）中所涉及的发文机关名称，究竟以使用全称还是简称为宜，应当根据实际情况酌定。一般而言，如果机关名称字数较多，为简洁起见，则通常应当使用简称，以使行文趋于简洁，并求得文面布局的醒目、匀称、美观。但需要注意的是，发文字号中的机关代字必须是简称，而且是高度浓缩了的称谓；印章中的发文机关名称则应使用全称，以示庄重、严肃。

3、视内容性质而定。就一般而言，对于系统或机关单位内部运行的公文，其发文机关名称可以使用简称，既不会令人费解，又会使行文显得简练，便于接受；但对于那些政策性、规定性较强的公文以及会议性公文，如公报、决议、会议纪要等，则应以使用全称为宜，以体现行文的庄重性和严肃性。

4、要注意讲究规范。根据公文处理法规的规定，在公文写作中第一次使用机关名称时应当使用全称并用括号注明简称，下文再出现相同名称时，则始可用简称。

（二）简称形式

一般来讲，公文写作中使用的简称，其构成形式主要有以下几种：

1、标数概括。这种简称具有多种表现形式，其总的特点是由数词加名词或名词化的词、词组这样两部分组成，如讲学习、讲政治、讲正气简称为三讲，一个国家，两种制度简称为一国两制，坚持社会主义道路，坚持人民民主专政，坚持党的领导，坚持马列主义、毛泽东思想简称为四项基本原则等；在这一总的特点之下又可将其划分为如下三种类型：一是单重式。这种标数概括简称通常由一个数词加名词或名词化的词、词组构成，例如两个务必五条禁令三个代表等；二是双重式，即由两个数词加名词或名词化的词、词组构成，如一个中心两个基本点双增双减一国两制三大纪律八项注意八荣八耻等；三是多重式，即由三个或

三个以上的数词加名词或名词性的词组构成，如五讲四美三热爱两参一改三结合五有六定七不准等

2、取前舍后。如清华大学简称为清华蹲点调查简称为蹲点；蹲坑守候简称为蹲坑非典型肺炎简称非典等。

3、舍前取后。如中国人民解放军简称为解放军高致病性禽流感简称为禽流感等。

4、选取全称中有代表性的语素或词。如中国共产党中央委员会简称为中共中央，全国人民代表大会简称为全国人大，国家语言文字工作委员会简称为国家语委，科学技术简称为科技调查研究简称为调研中央电视台简称央视非典型肺炎简称非典等。

5、合并相同成分。亦即省略两个词中的一个相同的语素，如企业、事业简称为企事业，离休、退休干部简称为离退休于部，复员军人、转业军人、退伍军人简称为复转退军人；病害、虫害简称为病虫害等。

6、标义概括。例如1987年公安部颁发的《公安机关办理刑事案件程序规定》简称为一百二十条，它没有从表面上将其简称为规定，而是根据该法规的条款数目(共计120条)而进行归纳，此即所谓标义概括。

7、取全称首尾。亦即将全称的首字和尾字保留，省略其余的内容，如中华人民共和国简称中国，扫除文盲简称扫盲，归国华侨简称归侨，微型计算机简称微机，整顿党风简称整风，外交部长简称外长军人家属简称军属等。

8、舍全称首尾。例如中央企业简称央企，快速记录简称速记，物理化学简称理化，历史地理简称史地，人民警察简称民警等。

（三）注意事项

1、要有可接受性。亦即所使用的简称必须是已经约定俗成或者为公众所认可的，否则不宜使用。如奥林匹克运动会简称奥运会，调查研究简称调研。

2、新创简称应力求表意准确、清晰，切忌含糊隐约，生僻晦涩，令人难解其意。例如整办，究竟指整党办公室，还是整顿市容办公室，令人费解。

据报载，文革时期，哈尔滨市一机构的门前挂有三两办的牌子，三两办所指究竟为何，让人莫名其妙。后经询查，方知是两个阶级、两条道路，两种思想斗争办公室。这种含混模糊的简称，还是以不用为好。

3、使用简称，尤其是新创或较少使用的简称，除知名度较高者如一国两制四项基本原则一个中心两个基本点等外，必须先用全称，并用括号标注说明。对此，《国家行政机关公文处理办法》第二十八条第六项已作出明确规定。如不予标注说明，就会给人以突兀之感，不知所指。

如有一篇会议纪要写道：五月份除搞好选举和开好人代会外，集中精力，认真抓好经济工作<包括县、乡、镇企业，两户一体和农业)。县四大部门及咨询处的领导同志分片深入下去，直接听取乡、厂长的汇报。重点抓新建厂、大厂、亏损厂、倒退厂和第一季度进展不大的地区。看责任制和‘三权、三制’是否落实。要开展时间过半任务完成超半的竞赛活动，对好的单位要进行表彰。这段简短的文字，总计使用了两户一体四大部门三权三制等四个简称。这些简称，其具体含义究竟为何，并非所有人都能理解，如不作出必要的说明，往往容易造成文势不通，前后阻滞，给阅者准确理解和把握公文内容带来困难。

4、要尽量避免使人产生歧义。例如将上海市测绘研究所简称上测所，人造肉加工厂简称人肉厂，打击经济领域严重犯罪活动办公室简称打经办等，应当坚决加以避免。

三、公文中数字的用法

《国家行政机关公文处理办法》规定：公文中的数字，除了成文时间、部分结构层次序数、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

（一）应当使用阿拉伯数字情况

根据《国家标准出版物上数字用法的规定》，阿拉伯数字是指0、1、2、3、4、5、6、7、8、9等。

1、公历世纪、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯数字。如，公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、1949年10月l日、15时20分45秒等。年份一般不用简写，如: 1980—1995年不能写作1980—95年、2005年，不应简写成05年。

2、记数与计量(包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等)。例如：1302，1/16，4.5倍，34%，3∶1，45万元，500多种、60多万斤等。

3、物理量量值必须使用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。如，300kg、l5cm、35℃等。如果是多位的阿拉伯数字，不能换行。非物理量，一般情况下应使用阿拉伯数字，如235元，11个月、l00名。但小学和初中教科书、非专业书刊的计量单位可使用中文表示。如:200kg(200千克)。

4、部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。例如:92493部队、葫科协发“2010”号文件、T37/T38次快车，HP—3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。

5、引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应与所据版本一致外，一般要使用阿拉伯数字。例如:列宁:《新生的中国》，见《列宁全集》中文2版，第22卷，208页，北京，人民出版社，1990。

6、表示数字的范围也有写法的讲究。例如:3万～8万，不能写成 3～８万；5%～15%不能写成5～15%。

应用时还要注意：第一，一个数值的书写形式要照顾到上下文。不是出现在一组具有统计意义数字中的一位数(一、二……九)可以用汉字，如一个人，四种产品，六条意见，重复三遍。第二，5位以上的数字，尾数零多的，可改写为以万、亿作单位的数，一般不得以十、百、千、十万、百万、千万、十亿等作单位(千克、千米、千瓦等法定计量单位不在此列)。如：34000可以改写为3.4万。第三，一个用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。

（二）应当使用汉字的情况

根据《国家标准出版物上数字用法的规定》，汉语数字通常是指一、二、三、四、五、六，七、八、九、十及其大写壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾等数字。

1、数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句。例如：十二五规划、一律、二万五千里长征、第三世界、相差十万八千里、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火急、零点方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。

2、邻近的多个数字(一、二……九)并列连用，表示概数(连用的多个数字之间不应用顿号隔开)。例如七八十种、一千七八百元、五六万套、三四天、五六米、七八个、十五六岁、三四百里、四十五六岁。

3、星期几一律用汉字，如星期三。

4、中国历史纪年、干支纪年、夏历月日、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如:万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如:藏历阳木龙年八月二十六日（1964年10月1日）、日本庆应三年(1867年)等。

5、行政机关公文和军队系统公文成文时间用汉语数字。但党委系统公文成文日期应按规定使用阿拉伯数字。 6、含有月日简称表示事件、节日或其他特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的数字用间隔号〃隔开，并外加引号。如: 一〃二八事变（１月２８日）、一二〃九运动(12月9月)等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。一般来说，知名度高的事件如五一国际劳动节、三八妇女节不需外加引号，而五二○声明、九一三事件就需要外加引号加以说明。 7、用几、多、余、左右、上下、约等表示约数时，使用汉语数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、

三十上下、约五十人等。如果文中出现一组具有统计意义和比较意义的数字，用多、约等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如:该省从机动财政中拿出近2000万元，调拨钢材3000多吨、水泥3万多吨、柴油1400吨，用于农田水利基本建设。

四、公文中常用词语辨析

用词准确是起草公文的基本要求，但是达到这个要求有时并不容易。究其原因，往往是对一些词语的词义及用法不甚了解。笔者根据工作实际，挑出公文中容易用错的一些词语试加辨析。 1、主管、分管

这两个词的意思很接近，但在词性上有区别。分管是动词，主管兼有动词、名词两种词性。常用词组如财务主管一级主管，主管都是名词；作为动词，主管的意思是负主要责任管理（某一方面），口语中用得较多。

起草班子成员分工的文件，应使用动词分管，如副主席刘毅分管学会部和科技馆。

2、出席、列席、参加

出席和列席都是参加，区别在于：法定成员参加本组织的会议叫做出席，其他人员（上级领导除外）参加叫做列席。例如召开局党委会议，局党委委员出席会议，非党委成员——哪怕是局领导——只能列席。原则上，列席人员没有表决权等。

上级领导参加会议也叫出席，不能降格为列席，尽管上级领导并不参与表决。这种出席，姑且算做特例

3.制订、制定

前者强调过程，后者侧重结果（含有确定下来的意思）。两者在词义上难以区分，基本可以通用。

制定即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。

制订即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。

4.施行、实施

词义十分接近。对于法令、政策和规章制度，既可施行，也可实施。只不过在习惯上，本条例（规定、办法等）自公布之日起施行用施行；而条例施行之后，还可以制订实施细则。

同制订制定一样，笔者认为施行实施的使用只有习惯上的区别，而没有对错之分。语言中的习惯势力非常强大，有些用法单从语法上、逻辑上很难判定谁是谁非。例如，纪要是把会议、会谈的情况记下来，但习惯上写成纪要而不是记要；年轻（人）年青和青年，分清他们之间的差别很伤脑筋。还有极难区分的作和做。写作作文作报告都用作，做文章却用做；做人用做，作为……的人却用作；当做叫做只用做，而做客和作客做成和作成做法和作法的用法都是规范的……如此等等，连语言学家也为之头疼。诸如此类解释不清的问题，只好归为习惯用法。掌握习惯用法，只有不讲道理地死记硬背，舍此似无更好的办法。

施行付诸实施，执行。多用于法规性文件附则的末尾，与时间结合用以表明文件的时效。例：本条例自公布之日起施行。多用于发布令的结尾，例：《物业管理条例》已经2003年5月28日国务院第9次常务会议通过，现予公布，自2003年9月1日起施行。

5、其他、其它 其它仅指事物，其他既可指物、指事也可指人（《词典》第1070页）。他用于指物并不鲜见，如：他乡、他日、他山之石。笔者意见，一律使用其他而不用其它，似乎更加保险。

他也不仅限于指代男性。古汉语没有她字，她是五四时期刘半农先生发明的，所以古典小说里无论男女一律都用他作代词；现代汉语中，他同样可以用