怎样提高会议突发情况应对能力

怎样提高会议突发情况应对能力

 

会议的突发情况会给会务人员造成被动，如果会务人员不能及时从容应对，势必造成慌乱和差错，影响会议的效果。

 

一、树立应变意识，制定缜密方案

 

一是完善会务方案，防止出现“万一”。成功应对会议突发情况靠的是会务人员对会务工作的缜密考虑。每次召开大型会议前，我们都根据会议内容、议题、议程、会期长短以及人员多少，明确会议的要求，制定详细的会务工作方案。对规格高、规模大、人员多的大型会议，还从交通安全、车辆停放、供水供电、卫生安全等各个方面制定出具体方案。召开交警、城管、电力、卫生等有关部门协调会，进行安排部署，并抽调有关人员驻会，便于及时协调指挥。如有观摩考察活动，提前对参观观摩路线反复踩点，准确掌握观摩具体线路行程及观摩点情况。在观摩活动中，由会务人员打好前站，一旦出现突发情况能及时处置。

 

二是细化应对预案，多想几个“万一”。会务服务中，我们坚持多想几个“万一”，多设计几个“万一”，把会议各个环节可能出现的情况逐一分析，制定每个可能出现情况的应对预案。特别是大型会议和活动，我们针对交通、天气、卫生等方面可能发生的情况拟定不同情况的工作预案，保证出现突发情况及时应对。

 

二、做好防范准备，提高应变能力

 

大型会议和活动会期长、规模大、人员多，会议期间活动较多，不可预期的因素也多，往往容易在细节上出现差错。会务人员必须做好突发情况的应对准备，保证临变不惊、处变不乱。

 

一是名牌多备。出席会议的领导在会前发生变化是会务服务中经常遇到的问题。在会议服务中我们都在会前核对落实出席领导是否有变。会前10分钟还没到的，及时和领导秘书、司机联系，予以提醒，落实情况。同时，制作多套领导名牌，每套专箱保存，每次会议都带齐所有原拟定参加会议领导的名牌，对会前变更出席领导的，能及时更换。

 

二是材料备份。每次会议前，在领导讲话或会议材料定稿之后，我们在提前送交有关领导及秘书的同时，会务人员另外各好一份讲话稿和会议材料。一旦发生出席领导因特殊情况忘带材料的情况，能及时送交领导。

 

三是会前查验。会议准备工作就绪后，我们都在会前对会场布置、会标挂制、材料分发和话筒音响等各个环节逐一进行查验，保证不出任何差错。

 

四是及时汇报。专题会议或小范围会议，我们在通知会议时均要求参加会议单位回复参会人员名单，确认单位主要领导能否参会，对单位主要领导不能参加会议的及时向安排会议的领导汇报，以便及时调整参会人员或调整会议时间。

 

三、加强沟通协调，确保信息畅通

 

会务人员对整个会议组织服务工作的了解掌握程度以及会务人员之间信息能否及时沟通，是保证会议不出差错、不出问题的关键，也是及时应对会议突变情况的保证。

 

一是加强沟通。我们除印发会务工作方案，明确各个会务工作组的职责任务、工作标准要求外，还印发会务人员详细分工及联络表，便于每个会务组互相沟通、了解情况。

 

二是注重衔接。在大型会议和活动组织服务中，我们注重加强各工作组之间的工作衔接。一方面根据需要，及时召开会务各工作组碰头会，通报各组工作情况，分析会务工作中存在的问题。另一方面在会议议程、时间地点、参会人员、出席领导等发生变化时，及时向各工作组和会务人员通报，保证信息及时畅通。

 

三是综合协调。大型会议涉及的服务单位多，特别是一些重大活动往往涉及信访、城建、交通、公安、卫生、电力等多个部门，要保证突发情况的及时处理，必须加强各个部门的协调。

 

（文章摘自《秘书工作》杂志2007年第3期。作者：高远志）